Quien de nosotros no ha participado en reuniones que han resultado una total perdida de tiempo? O reuniones interesantes y productivas que por no quedar documentadas nadie ha dado seguimiento? Para que nos reunimos o mantenemos largas conferencias telefónicas? Como podemos ser mas efectivos en nuestras reuniones?
Recuerdo en mi experiencia profesional en Singapore, donde las reuniones eran programadas, planificadas y había un seguimiento de cada acción.
Les resumo a continuación algunas ideas que pueden aportar a la hora de reunirnos.
Las reuniones efectivas tienen tres etapas:
- Planificación y preparación.
- Ejecución: Conducción de la reunión.
- Seguimiento de las acciones a posteriori.
¿Qué debemos planificar?
- Objetivos: Tener muy claro que queremos lograr en la reunión. Que temas trataremos? Que tipo de reunión será: para comenzar una relación, para presentar un producto, para negociar precios, problemas de servicio, etc. En que orden nos conviene tratar los temas? Si es posible, validar los objetivos del cliente -previo- a la reunión comentando la agenda y preguntando que temas adicionales el cliente quisiera tratar.
- Participantes: Que roles tienen cada uno de los participantes? Quien decide, quien influencia? Que objetivos/agenda tienen los participantes? Nos interesa invitar a alguien mas? Quien es el mas "Senior"? Buscar conocer previo a la reunión, las expectativas de los participantes, sus objetivos, experiencias previas, reuniones anteriores, expectativas de tiempo, posición a favor o en contra, cultura empresaria.
- Posible modelo de reunión
- Revisión de las acciones pendientes de reuniones anteriores
- Lista de temas a tratar en la reunión, en orden de importancia
- Tiempo de la reunión, tiempos para cada participación o para tratar cada tema
- Logística: lugar, horario, duración de la reunión, detalles específicos (ej. mapa de como llegar, etc.)
- Agenda: Idealmente llevarla por escrito, en formato de "Puntos a tratar". Si llevamos una presentacion, detallar los puntos claramente
- Conducción de la reunión: Quien llevara la agenda?. Quien tratara que temas? cuando?
- Cierre de la reunión: Todos deben saber qué hacer y decir cuando salgan de la reunión. Resumir las acciones y responsables de las mismas y asegurarnos que quienes tienen acciones las acepten y entiendan
- Próxima reunión, llamado?
- Minuta resumen: Es muy recomendable escribir los temas y al resumirlos comentar que enviaremos un correo para documentar la reunión.
- Mensaje de agradecimiento sincero y enfocado
Internamente:
- Dedicar un tiempo para el "debriefing" (anglicismo utilizado para denominar a una reunión posterior para revisar que paso).
- Pedir feedback a los participantes para mejorar la próxima reunión.
Espero que estas ideas te aporten. Majo
